Zeitmanagement: Eat the Frog first!

Wie im Straßenverkehr gibt es im Zeitmanagement ganz klare Vorfahrtsregeln. Die wichtigste lautet: Beginne mit den denkintensivsten, unstrukturierten und unangenehmen Aufgaben.

Der Kampf mit dem inneren Schweinehund

Ja, wir verzetteln uns gern. Ablenkungen sind immer willkommen. Und der innere Schweinehund lacht sich ins Fäustchen, weil er wieder eine Ausrede gefunden hat. Deswegen müssen wir ihm jedes Schlupfloch verbauen, indem wir morgens konsequent die wichtigste Aufgabe zuerst erledigen! Egal, was später dazwischen kommt, man kann sicher sein, dass man immerhin schon ein gutes Stück geschafft hat. Außerdem ist es viel leichter, den Weg zurück an den Schreibtisch zu finden, wenn man einmal mit dem Arbeiten begonnen hat.

Das Gehirn braucht die meiste Energie

Denken verbraucht unheimlich viel Energie: Unser Gehirn macht nur circa zwei Prozent unseres Körpergewichts aus, verbraucht aber um die 20 Prozent der gesamten Energie. Es ist also nur verständlich, wenn das Gehirn gerne Aufwand vermeidet und eher kleine Dinge erledigt, die schnell gemacht sind oder die nicht denkintensiv sind. Einmal in diesem Kleinigkeiten-Modus, ist es nur schwer, wieder rauszukommen, weil eine gewisse Art des Denkens angeregt ist: Es scheint nun sooo viel leichter, nach dem Einkauf noch schnell die Küche zu putzen oder nach den E-Mails noch ein paar Überweisungen zu tätigen, als plötzlich umzuschalten und intensiv über ein Projekt nachzudenken.

Um diese Gravitationskraft um Kleinigkeiten zu verhindern, schalte morgens sofort in den Denkmodus! Damit signalisierst du deinem inneren Schweinhund: „Heute ist intensives Arbeiten angesagt!“ Er wird daraufhin den Schwanz einziehen und keinen Ärger machen. Haben wir uns einmal mit schwerer Kost beschäftigt, werden bestimmte Gehirnregionen angeregt und bündeln die Aufmerksamkeit.

Den Anfangsschwung mitnehmen

Selbst wenn wir nach einer Stunde Denktätigkeit unterbrochen werden oder unsere Mails abrufen, fällt uns die Rückkehr zu den wichtigen Aufgaben ungleich leichter. Beginnen wir mit Kleinkram, verpassen wir diesen Anfangsschwung! Der aber ist ein Magnet, der die Gedanken wieder zurück zur wichtigsten Aufgabe zieht. Es ist dann gar nicht schlimm, eine Pause zu machen oder Routineaufgaben abzuarbeiten. Einmal angeregt, arbeitet das Gehirn in den Pausen weiter. Es braucht ohnehin eine gewisse Zeit, bis neue Informationen verarbeitet sind. Nach der Unterbrechung kommen wir schneller wieder rein oder sehen die Sache unter einem neuen Blickwinkel.

Es ist also nur schlau, den Kopf morgens mit Informationen, Fragen und konzeptionellen Problemstellungen zu füttern. Die selektive Aufmerksamkeit sorgt dann dafür, dass wir neue Informationen auf unser Arbeitsgebiet beziehen oder nebenbei am Mittagstisch mit den Kollegen oder Kommilitonen über das Projekt diskutieren.

Was hat das alles mit einem Frosch zu tun?

Dies kommt von dem Ausspruch eines amerikanischen Managementforschers, der ein ähnliches Prinzip als „Eat the Frog first“ bezeichnete. Warum gerade ein Frosch? Ich habe das wie folgt assoziiert: Ein Frosch ist glitschig und daher schlecht zu greifen. Er quakt laut und zieht somit viel Aufmerksamkeit auf sich. Und wenn du denkst, du hast ihn gleich erwischt, hüpft er weg! Damit steht der Frosch auch symbolisch für all jene Aufgaben, die unangenehm sind, und die wir deshalb immer vor uns herschieben – sei es die Gehaltsverhandlung, das Feedbackgespräch, den Anruf beim Arzt oder die Arbeit an dem neuen Projekt. Das ständig mulmige Gefühl belastet und beeinträchtigt die Aufmerksamkeit, die wir für andere Dinge bräuchten.

So gehst es dem Frosch an den Kragen

1. Ein Frosch kann sich verkleiden.
Identifiziere die Spezies: Was ist dein Frosch? Die dickste, unangenehmste oder zeitaufwendigste Aufgabe?

2. Schneide den Frosch in Scheiben.
Wenn der Frosch zu groß ist, knüpfe dir einzelne Teile von ihm vor oder suche dir Verstärkung!

3. Auf den Tisch.
Lege abends die Hauptaufgabe des nächsten Tages auf den aufgeräumten Schreibtisch. Egal was kommt, morgen musst du dort sofort ran!

Der Autor

Beitrag von Zeitmanagement-Experte Martin Krengel. Der Text ist ein Auszug aus seinem Buch „Golden Rules – Erfolgreich lernen und arbeiten“.

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Bettina wilde

Bettina Wilde

Trainee-Expertin, Redaktion TRAINEE-GEFLÜSTER

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