Bundesagentur für Arbeit: So läuft das Trainee-Programm.

Trainee-Programm bei der Bundesagentur für Arbeit: Einblicke.
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Interview mit Katrin Deuerlein – Bundesagentur für Arbeit

Arbeitgeber

Katrin Deuerlein ist Spezialistin für Recruiting im Bereich Personal/Organisationsentwicklung in der Zentrale der Bundesagentur für Arbeit (BA). Im Interview mit Trainee-Geflüster spricht sie über Anforderungen an Bewerber, den Ablauf des Auswahlprozesses sowie über das Trainee-Gehalt und die langfristigen Karriereperspektiven bei der 'Arbeitsagentur'.  

Katrin Wagner, was für Trainee-Programme bietet die Bundesagentur für Arbeit an und welches Ziel verfolgen Sie damit?

Unser Management Trainee-Programm ist das optimale Einstiegsprogramm für alle, die sich in diesem Arbeitsumfeld als Führungskraft engagieren und entwickeln möchten. Es richtet sich daher vorrangig an berufserfahrene Fach- und Führungskräfte, die mehr Verantwortung oder neue Verantwortung in einem anderen Umfeld übernehmen wollen. Ziel unseres Trainee-Programms ist die Übernahme von Führungsverantwortung auf Ebene eines Bereichsleiters. Diese führen in der Regel mehrere Teamleiter sowie bis zu 120 Mitarbeiter. Sie tragen Ergebnisverantwortung und nehmen maßgeblich Einfluss auf die Dienstleistungsqualität ihres Bereichs.

Zusätzlich bietet unser IT-Systemhaus, der IT-Dienstleister der Bundesagentur für Arbeit (BA), unser Management Trainee-Programm speziell auf die IT-spezifischen Besonderheiten ausgerichtet in angepasster Form an. Das Ziel des Programms ist aber grundsätzlich dasselbe, nämlich die Übernahme von Führungsaufgaben auf Bereichsleiter-Ebene.

An wen richtet sich das Trainee-Programm der Bundesagentur für Arbeit?

Bewerber sollten über ein abgeschlossenes Hochschulstudium, vorzugsweise auf Masterniveau, sowie einschlägige Berufserfahrung nach dem Studium von mindestens einem Jahr verfügen. Idealerweise haben sie bereits erste berufliche Führungserfahrung sammeln können.

Für unser IT Trainee-Programm suchen wir Bewerber mit abgeschlossenem Studium der Informatik, Wirtschaftsinformatik oder eines vergleichbaren Studiengangs mit IT-Bezug. Auch hier sollte einschlägige Berufserfahrung nach dem Studium von mindestens einem Jahr und gegebenenfalls erste berufliche Führungserfahrung vorliegen.

Auf welche überfachlichen Qualifikationen kommt es Ihnen besonders an?

Im Mittelpunkt steht die Bereitschaft, Verantwortung – insbesondere im Sinne von Führungsverantwortung – zu übernehmen. Hierfür sind uns neben ausgeprägten sozial-kommunikativen Kompetenzen Ergebnis- und Umsetzungsstärke wichtig. Darüber hinaus sollte ein vertieftes Interesse an Themen der Wirtschafts-, Arbeitsmarkt- und Sozialpolitik bestehen sowie bundesweite Mobilitätsbereitschaft vorhanden sein.

Was bedeutet Ihnen die „Trainee-Auszeichnung“ für Ihr Nachwuchsprogramm und was versprechen Sie sich davon?

An unserem Trainee-Programm sind – von der Konzeption, über das Recruiting bis hin zur persönlichen Betreuung unserer Trainees –  viele Kollegen beteiligt. Sie alle setzen sich dafür ein, dass unsere Trainees eine hervorragende Ausbildung erhalten und sich dauerhaft bei uns wohlfühlen. Die Auszeichnung bestätigt uns, indem sie aufzeigt, dass wir uns auf dem richtigen Weg befinden. In diesem Sinne ist sie auch richtungsweisend für die weitere Ausgestaltung und Optimierung unseres Trainee-Programms.

Wie ist der Ablauf des Auswahlprozesses für die Besetzung einer Trainee-Stelle?

Für die Auswahl der Trainees betreiben wir sehr viel Aufwand und greifen auf ein professionelles, mehrstufiges Verfahren zurück. Wir machen dies, weil wir grundsätzlich eine langfristige Arbeitsbeziehung nach Abschluss des Trainee-Programms anstreben und mit den Trainees auch geeignete Nachfolge-Kandidaten für unser Top-Management gewinnen wollen. Die Auswahl erfolgt nach dem Prinzip der Besteignung durch die einstellende Regionaldirektion und besteht aus folgenden Schritten: Nach der Analyse der Bewerbungsunterlagen und gegebenenfalls einem vertiefenden Telefoninterview werden die erfolgsversprechenden Bewerberinnen und Bewerber zu einem psychologischen Eignungstest eingeladen. Die bis hierher erfolgreichen Bewerber nehmen im Anschluss an dem abschließenden Assessment-Verfahren teil.

Was erwarten Sie von den Bewerbern im persönlichen Kontakt während des Auswahlprozesses?

Eine offene und vertrauensvolle Kommunikation, die unsere tägliche Zusammenarbeit in der BA prägt, ist uns bereits während des Auswahlprozesses sehr wichtig. Im Interview sollten uns die Bewerber ihre Motivation für das Trainee-Programm der BA und damit für die Übernahme einer Führungsposition überzeugend darlegen können.

Gibt es bei der Bundesagentur für Arbeit bestimmte Bewerbungsfristen und feste Starttermine für die Trainee-Programme?

Unser Trainee-Programm startet jährlich zum 1. April und zum 1. Oktober. Bewerbungszeitraum ist in der Regel der Monat September für den Einstellungstermin 1. April sowie der März für den 1. Oktober. Wir stellen jährlich circa 45 Trainees bundesweit an unterschiedlichen Standorten ein.

Was sind bei der Bundesagentur für Arbeit die Rahmenbedingungen des Trainee-Programms?

Für die Dauer des Trainee-Programms werden unsere Trainees in einem auf 24 Monate befristeten Arbeitsverhältnis eingestellt. Sie erhalten bereits während des Trainee-Programms ein monatliches Festgehalt in Höhe der späteren durch das Trainee-Programm angestrebten Führungsebene (derzeit knapp 3.650 EUR). Damit treffen wir keine Gehaltsunterschiede zwischen Trainees und Direkteinsteigern. Außerdem bieten wir den Trainees alle Leistungen nach dem Tarifvertrag für die Mitarbeiter der Bundesagentur für Arbeit (TV-BA), wie Zuschüsse zur Altersvorsorge, flexible Arbeitszeiten et cetera. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden, der Urlaubsanspruch beträgt mindestens 30 Tage pro Jahr.

Wie ist der grobe Ablauf des Trainee-Programms bei der BA?

Unsere Trainees durchlaufen während des zweijährigen Programms drei Phasen: Die Trainees arbeiten zunächst für sechs Monate in einer fachlichen Funktion in den Kernbereichen einer Agentur für Arbeit, beispielsweise in der Arbeitsvermittlung. Ziel dieser Phase 1 ist es, zunächst einen Überblick über Aufgaben und Prozesse einer Agentur für Arbeit zu erhalten. Danach übernehmen die Trainees für weitere sechs Monate erste Führungsaufgaben auf der Teamleiter-Ebene. In der Regel übernehmen sie hierbei in einer weiteren Dienststelle ein Team von rund 20 Personen. Die Phase 2 verfolgt das Ziel, die Instrumente der Personalführung der BA anwenden zu lernen. Im ersten Teil der Phase 3 wird den Trainees die Gelegenheit gegeben, einen Einblick in verschiedene Dienststellen und deren Führungsorganisation sowie -aufgaben in einem anderen Regionaldirektionsbezirk zu erhalten. Dies erfolgt im Schwerpunkt durch Hospitationen, aber auch über praktische Mitarbeit. Wir begrüßen, wenn die Trainees bei der Ausgestaltung dieser Phase eigene Wünsche und Vorstellungen einbringen. Die Phase dauert in der Regel sechs Monate. Zuletzt nehmen unsere Trainees Führungsaufgaben auf der Bereichsleiter-Ebene wahr, das sind im Wesentlichen Aufgaben der späteren Zielposition. Auch der zweite Teil der Phase 3 erstreckt sich über sechs Monate und erfolgt in einer Dienststelle im einstellenden Regionaldirektionsbezirk. Damit erreichen die Trainees die durch das Trainee-Programm angestrebte Führungsebene.

Und beim IT Trainee-Programm?

Bei unserem IT Trainee-Programm sind die Phasen an die IT-spezifischen Besonderheiten angepasst: So arbeiten die IT-Trainees in der Phase 1 zunächst für sechs Monate als Fachkraft in einer Agentur für Arbeit, zum Beispiel als Arbeitsvermittler oder als IT-Ingenieur. In Phase 2 übernehmen unsere Trainees für sechs Monate erste Führungsaufgaben (z.B. als IT-Ingenieur mit Leitungsaufgaben) oder herausgehobene Aufgaben mit Leitungsverantwortung (z.B. als IT-Produktverantwortlicher, IT-Projektleiter, Prozessmanager bzw. Prozessgestalter). In der zwölfmonatigen Phase 3 steht die Wahrnehmung weiterer herausgehobener Führungspositionen im Fokus (z.B. als Servicebereichsleiters).

Wie ist das Verhältnis vom „Training-on-the-Job“ wie der praktischen Mitarbeit und dem „Training-off-the-Job“, also dem eher theoretischen Unterricht?

Die praktische Mitarbeit  steht im Mittelpunkt unseres Trainee-Programms. Sie macht rund zwei Drittel der Trainee-Ausbildung aus. So sollen unsere Trainees bereits während des Traineeprogramms einen realistischen Einblick in die Herausforderungen zukünftiger Tätigkeiten erhalten sowie umfassende Erfahrungen sammeln können, um so ihre persönlichen und fachlichen Kompetenzen zu erweitern. Parallel dazu nehmen unsere Trainees an zentralen Führungskräftetrainings an der Führungsakademie der Bundesagentur für Arbeit sowie an Qualifizierungen zu relevanten Themen teil. Diese Trainings erfolgen unterstützend für die Übernahme der jeweiligen Führungsfunktion.

Wie sind bei der Bundesagentur für Arbeit Einarbeitung und Betreuung der Trainees durch die Vorgesetzten geregelt?

Während der gesamten Zeit werden unsere Trainees  von erfahrenen Führungskräften sowie durch einen Mentor begleitet. Diese stehen den Trainees von Beginn an für alle Fragen und Anliegen zur Seite. Bei Bedarf auch über das Trainee-Programm hinaus.

Welche wesentlichen Vorteile bietet das Trainee-Programm eigentlich gegenüber einem Direkteinstieg bei der Bundesagentur für Arbeit?

Der wesentliche Vorteil unseres Trainee-Programms liegt in der systematischen Vorbereitung auf die Übernahme verantwortungsvoller Führungstätigkeiten und -aufgaben in der BA. Unsere Trainees erhalten nicht nur einen umfassenden Einblick in die Strukturen und Aufgaben der BA. Bereits während des Trainee-Programms sammeln sie ein breites Basiswissen durch die praktische Mitarbeit. Zudem können unsere Trainees bereits eigene Netzwerke aufbauen, die für ihre spätere Tätigkeit als Führungskraft von besonderer Wichtigkeit sind. Nach Abschluss des Trainee-Programms sind unsere Trainees bestens dafür aufgestellt, herausgehobene Führungspositionen in der BA wahrzunehmen.

Was sind die langfristigen Karriereperspektiven der Trainees bei der Bundesagentur für Arbeit?

Unsere Trainees werden bei entsprechender Eignung nach Abschluss des Trainee-Programms in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis übernommen. Dabei erfolgt in der Regel ein Einsatz auf der Zielposition eines Bereichsleiters oder auch in einer gleichwertigen Funktion. Je nach Engagement und Eignung ist der weitere Aufstieg in höhere Führungsebenen in den Dienststellen der BA wie auch Jobcentern bundesweit möglich. Über unser modernes Personalentwicklungssystem – eingebettet in unser mehrfach ausgezeichnetes, ganzheitliches Personalmanagement – stellen wir sicher, dass unsere Mitarbeiter ihre Kompetenzen kontinuierlich weiterentwickeln können. So bieten wir ihnen attraktive Karrierechancen, die auch im Einklang mit ihrem Privat- und Familienleben stehen.

Trainee bei der Bundesagentur für Arbeit: Erfahrungsbericht.
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Interview mit Axel Pieper – Bundesagentur für Arbeit

Trainee

Axel Pieper ist Trainee im Führungskräftenachwuchsprogramm bei der Bundesagentur für Arbeit. Im Interview mit Trainee-Geflüster spricht er über den Ablauf des Trainee-Programms, die Herausforderungen im Arbeitsalltag und die Anforderungen, die das Trainee-Programm zur Führungskraft mit sich bringt.

Hallo Axel, was für ein Trainee-Programm absolvierst du bei der Bundesagentur für Arbeit?

Ich absolviere das zweijährige Trainee-Programm für angehende Führungskräfte. Innerhalb dieser beiden Jahre werden wir darauf vorbereitet, als Bereichsleiter die Verantwortung für ca. 120 Mitarbeiter übernehmen zu können – dabei haben wir sowohl Personalverantwortung als auch Ergebnisverantwortung. Wir dürfen in der letzten Traineephase bereits in dieser Funktion arbeiten, die letztendliche Verantwortung für alle Entscheidungen trägt jedoch noch der nächsthöhere Vorgesetzte. Nach Abschluss des Programms geht es dann richtig los.

Wie lief das Auswahlverfahren für die Trainee-Stelle bei der Bundesagentur für Arbeit ab?

Nach der Bewerbung wurde ich zu einem psychologischen Eignungstest eingeladen. Der dauerte mehrere Stunden, es ging vor allem um eine Selbsteinschätzung und um logisches Denken. Danach hat es etwas gedauert, bis ich dann den Anruf bekam, ich sei zum Bewerbertag eingeladen. Ich wusste, dass dies die „letzte Runde“ war. Da stieg die Spannung, ob ich es denn wohl schaffe. Zwei Tage später durfte ich den Personalleiter der Regionaldirektion anrufen, der mir die frohe Nachricht mitteilte, dass ich anfangen könne.

Worauf kommt es im Auswahlprozess für die Trainee-Stelle deiner Meinung nach besonders an?

Ich hatte den Eindruck, dass ich besonders durch mein Wissen um die großen Themen, mit denen sich die Arbeitsförderung beschäftigt, punkten konnte. Ich war schon ein paar Monate vor Beginn des Trainee-Programms in die „BA-Welt“ eingetaucht und habe vier Monate an der Hochschule der BA studiert. Das ist nicht die Regel, aber ich hatte dann im Auswahlgespräch einiges an Vorwissen, was mir sicher zugute kam. Darüber hinaus denke ich, dass vor allem darauf geachtet wurde, wie man mit Mitarbeitern umgeht, wie man sie motiviert und wie man gleichzeitig zielorientiert handelt.

Wie lange hat es vom Versenden der Bewerbungsunterlagen bis zur finalen Zusage gedauert?

Insgesamt waren das viereinhalb Monate – schon eine lange Zeit. Aber wie ich höre, ist in diesem Jahr das Verfahren noch etwas beschleunigt worden. Wir haben erfahren, dass es anfangs mehrere hundert Bewerbungen gab für die vier Stellen in Bayern. Da dauert es natürlich, diese zu lesen und zu bewerten.

Wie ist der grobe Ablauf deines Trainee-Programms bei der Bundesagentur für Arbeit?

Im Grunde gibt es vier Phasen, die je ein halbes Jahr dauern. In den ersten sechs Monaten war ich als Arbeitsvermittler im Arbeitgeberservice eingesetzt, um die Grundlagen des operativen Geschäfts kennenzulernen. Zurzeit arbeite ich in der zweiten Phase als Teamleiter der arbeitnehmerorientierten Vermittlung. Ich führe ein Team von 13 Mitarbeitern und muss sicherstellen, dass wir Arbeitssuchende richtig fördern und vermitteln – durch Beratung, Vermittlungsvorschläge und Bildungsmaßnahmen. Außerdem wäge ich persönliche Wünsche der Mitarbeiter mit den dienstlichen Interessen ab und organisiere das Team insgesamt so, dass die Arbeitsbelastung gerecht verteilt ist. So kann ich erste Führungserfahrungen sammeln.

Die dritte Phase wird mich vermutlich in ein anderes Bundesland führen. Dann kann ich verschiedene Aufgabenbereiche als Hospitant kennenlernen. Zum Abschluss erfolgt der Einsatz als Bereichsleiter, damit steigt die Verantwortung noch einmal. Bereichsleiter führen in der Regel sieben bis zehn Teamleiter. Begleitend dazu haben wir regelmäßig Schulungen und Kurse in der Führungsakademie, in denen die theoretischen Grundlagen für gute Führungsarbeit gelegt werden. Da treffen wir bayrischen Trainees dann auf die anderen Trainees der süddeutschen Bundesländer. Wir sind eine konstante Lerngruppe über die zwei Jahre.

Wie sind bei der Bundesagentur für Arbeit die Einarbeitung, die Betreuung und das Feedback durch die Vorgesetzten geregelt?

Ein durchgehendes und sehr wichtiges Begleitinstrument ist das Mentoring. Jeder von uns hat eine Agenturleiterin als Mentorin. Die Gespräche vereinbaren wir selbst und die sind vertraulich. Da kann man im geschützten Rahmen offen reden über Ärger bei der Arbeit und Unsicherheiten. Natürlich tauscht man sich auch über die schönen Erlebnisse aus. Es ist einfach gut, im Hintergrund eine erfahrene Führungskraft zu haben, die man immer anrufen kann. Ansonsten ist die jeweils höhere Führungskraft verantwortlich für die Feedbacks. Etwa monatlich findet ein Gespräch statt. Meine Vorgesetzten sind offen zu mir und bieten immer ihre Unterstützung an. Wenn ich ein Gespräch brauche, ist das immer möglich. Das ist eine gute Ausgangsbasis für die Arbeit. In meiner Teamleiterposition jetzt hatte ich eine Einarbeitung von etwa einem Monat – das war schon ganz luxuriös. Aber der Großteil ist learning by doing.

Wie intensiv ist der Kontakt zu den anderen Trainees bei der Bundesagentur für Arbeit?

In Bayern sind wir zu viert im Jahrgang. Der Kontakt ist sehr intensiv. Wenn einer etwas erfährt, schreibt er sofort eine Mail an die anderen. Wir stehen sehr eng zusammen und haben sogar schon ein privates Treffen mit unseren jeweiligen Partnern organisiert. Auch zu den Trainees aus der Lerngruppe in der Führungsakademie ist der Kontakt gut. Man sieht sich alle paar Monate und freut sich schon darauf, wieder zusammen zu sein. Mit der Zeit lernt man auch ehemalige Trainees kennen, die schon eine feste Anstellung haben. Das ist auch immer sehr interessant, von deren Erfahrungen zu hören. Demnächst lernen wir in Bayern auch die vier Trainees des Jahrgangs über uns kennen. Wie eng der Kontakt gerade im Regionaldirektionsbezirk ist, hängt aber von einem selbst ab. Wir vier pflegen den Kontakt sehr, auch weil diese drei Kollegen die einzigen sind, die über die zwei Jahre dieselben bleiben.

„Training-off-the-job“ vs. „Training-on-the-job“ – Wie ist das Verhältnis von Theorie und Praxis?

Am Anfang hatten wir schon ziemlich viele Schulungen, aber das nimmt im Laufe der Zeit ab. Die praktische Erfahrung steht ganz klar im Vordergrund. Die theoretische Ausbildung ist eine wichtige Grundlage, auf die man zurückgreifen kann, wenn die praktische Situation dann irgendwann kommt. Manchmal denke ich natürlich: „Oh, das hätte ich schon gerne früher theoretisch gelernt!“ Aber es ist ja klar, dass wir nicht sofort alle Inhalte am Anfang lernen. Die Herausforderung besteht jedenfalls darin, im Echtbetrieb zu arbeiten, also wirklich eine Stelle innezuhaben, die es gibt, und nicht nur mitzuarbeiten. Da fangen die Herausforderungen auch sofort an. Und das ist gut so!

Was sind deine wesentlichen Aufgaben und Tätigkeiten im Trainee-Programm?

Jetzt als Teamleiter gilt es, die Mitarbeiter so zu führen, dass sie gerne und erfolgreich arbeiten können. Ich muss entscheiden, wer welche Aufgabe im Team übernehmen soll und wer wie viele Kunden zu betreuen hat, damit es gerecht ist. Ich versuche, mich möglichst oft mit den Kolleginnen und Kollegen auszutauschen, um deren Stimmung mitzubekommen. Darüber hinaus gibt es regelmäßige Besprechungen, nicht nur mit meinem Team, sondern auch mit den anderen Teamleitern, um die Vernetzung im Hause sicherzustellen. Die Aufgaben sind insgesamt so vielfältig, dass der Tag immer schnell vorbei geht.

Wie hast du die Akzeptanz als Trainee in der Bundesagentur für Arbeit erlebt?

Ich bin bisher sehr offen aufgenommen worden. Ich weiß aber, dass einige Personen schon kritisch darauf schauen, dass man bereits nach zwei Jahren Bereichsleiter wird. Auf diese Einstellung muss man gefasst sein. Da braucht man einerseits ein gesundes Selbstbewusstsein und andererseits die Offenheit, in kurzer Zeit möglichst viel zu lernen.

Welche Eigenschaften sollte man deines Erachtens für die Trainee-Stelle bei Bundesagentur für Arbeit mitbringen?

Das Wichtigste ist die Freude daran, mit Mitarbeitern und Vorgesetzten zusammenzuarbeiten. Dazu gehört die Motivation von Menschen genauso wie die Frustrationstoleranz und Belastbarkeit beim Umgang mit ihnen. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass, wenn man als „Neuer“ den Kollegen freundlich begegnet, man schon viel erreichen kann. Außerdem braucht man ein recht hohes Maß an Flexibilität, weil man während des Trainee-Programms alle sechs Monate eine neue Arbeitsstelle einnimmt und das oft mit einem Zweitwohnsitz unter der Woche verbunden ist. Schön ist, dass man viele Kollegen auf allen Hierarchiestufen kennenlernt. Aber man hat auch regelmäßig neue Teams und neue Kolleginnen und Kollegen. Wissbegier, Lernbereitschaft und Freundlichkeit sind wohl das Wichtigste.

Wie empfindest du die Arbeitsatmosphäre bei der Bundesagentur für Arbeit?

In den Agenturen, in denen ich bislang war, war die Atmosphäre gut und es hat Spaß gemacht, zu arbeiten. Es waren beides Agenturen, die ziemlich gut bezogen auf die Ergebnisse dastehen. Das macht sicher vieles einfacher. Insgesamt stelle ich fest, wie anstrengend es für die meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist, dass in kurzen Abständen immer neue Initiativen aufgelegt werden. Die BA unterliegt hier einer hohen Dynamik insbesondere des Arbeitsmarktes, der Politik wie auch der Gesetzgebung. Unter Umständen hat man in die eine Initiative vielleicht schon viel Energie gesteckt, die dann wieder so modifiziert wird, dass erneut viel Arbeit notwendig ist. Das ist nicht sehr motivierend. Ich erlebe aber auch, dass die Mitarbeiterzufriedenheit stärker im Fokus steht als vor ein paar Jahren. Ich selbst versuche als Führungskraft meine gute Laune bei der Arbeit weiter ins Team zu tragen, damit alle möglichst gerne zur Arbeit kommen.

Wie steht es mit dem Trainee-Gehalt bei der Bundesagentur für Arbeit?

Das ist echt erfreulich. Wir werden von Anfang an in die Tätigkeitsebene der Bereichsleiter eingruppiert. Das sind zurzeit etwas mehr als 3.500€ brutto monatlich. Das Gehalt ist nicht abhängig von den Leistungen, die wir bringen, sondern garantiert. Da kann man schon einiges mit finanzieren.

Ist der Arbeitsvertrag auf die Dauer des Trainee-Programms befristet?

Ja. Aber wir gehen davon aus, dass bei entsprechender Leistung eine Übernahme erfolgt. Es gibt natürlich keine Garantie. Wenn meine Leistung aber nicht ausreichen würde, dann bin ich sicher, dass meine Vorgesetzten frühzeitig darauf hinweisen würden, um gegebenenfalls noch etwas daran zu ändern.

Was war bisher dein persönliches Highlight in der Trainee-Ausbildung?

Ich bin sehr froh, dass wir vier Trainees in Bayern uns so gut verstehen und uns gegenseitig stärken. Das ist ganz wunderbar in einer Zeit, in der ich ständigen Veränderungen unterworfen bin. Im täglichen Geschäft gibt es ständig kleine Highlights, wenn irgendetwas doch auf einmal vorwärts geht. Zurzeit bin ich sehr dankbar für die Wertschätzung, die mir seitens der Teammitglieder und meiner Vorgesetzten entgegengebracht wird. Alles in allem also keine herausragenden Einzelerlebnisse, sondern eher gute Rahmenbedingungen!

Besonders reizvoll ist an diesem Programm, dass man in der recht kurzen Zeit von zwei Jahren eine solche Verantwortung übertragen bekommt. Ich merke bei mir selber, dass ich mich sehr schnell entwickeln muss – aber das klappt auch.

Erfahrungen als Trainee: Bundesagentur für Arbeit.
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Interview mit Ana Vuletic – Bundesagentur für Arbeit

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Ana Vuletic (33) hat Volkswirtschaftslehre an der Universität zu Köln absolviert. Im Interview mit Trainee-Geflüster berichtet Ana über die Inhalte und den Aufbau des Trainee-Programms und verrät, welche Eigenschaften man als Bewerber mitbringen sollte.

Hallo Ana, was für ein Trainee-Programm absolvierst du bei der Bundesagentur für Arbeit?

 

Das Trainee-Programm der Bundesagentur für Arbeit ist anders als die typischen Trainee-Programme, da es sich nicht an Hochschul-Absolventen richtet. Es ist vielmehr ein Einstieg für Leute mit Berufserfahrung, die gezielt auf Führungsaufgaben vorbereitet werden und in einem relativ engen Zeitrahmen einen umfassenden Überblick bekommen sollen. Ich bin in der abschließenden Phase – mein Trainee-Programm hat am 01.04.2012 begonnen und endet am 31.03.2014.

Wie lief das Auswahlverfahren für die Trainee-Stelle bei der Bundesagentur für Arbeit ab?

Ich bin über die Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit auf das Trainee-Programm aufmerksam geworden und habe mich schriftlich beworben. Daraufhin meldete sich aus der Regionaldirektion Nordrhein-Westfalen die Betreuerin der Trainees. Sie erläuterte mir detailliert den Ablauf  des Auswahlverfahrens und nahm sich Zeit, meine Fragen zu beantworten.

Nach einem psychologischen Eignungstest mit positivem Ergebnis nahm ich noch am selben Tag am ersten Teil des Assessment-Centers teil. Aufgabe war, nach einer kurzen Vorbereitung eine Präsentation vorzustellen. Daran schloss sich ein etwa einstündiges Interview an. Da ich auch diesen Part erfolgreich absolvierte, wurde ich zum zweiten Teil eingeladen. Hier waren eine Postkorbübung und ein Rollenspiel gefordert.  Zwei Tage später kam das Feedback mit einer Zusage.

Worauf kommt es im Auswahlprozess für die Trainee-Stelle deiner Meinung nach besonders an?

Wie bei jeder Bewerbung ist es ein Muss, sich über den potenziellen Arbeitgeber zu informieren. Wer sich als Führungskraft bewirbt, sollte ein hohes Maß an sozialer Kompetenz, Motivation und Verantwortungsbewusstsein mitbringen. Unerlässlich im Auswahlprozess, aber auch später in der tagtäglichen Arbeit, ist eine direkte, ehrliche und offene Kommunikation.

Natürlich war ich aufgeregt, als es ins Assessment-Center ging. Hier habe ich eine Szene in guter Erinnerung. Meine Betreuerin kam auf mich zu und sagte: „Bleiben Sie einfach Sie selbst - entweder es passt oder es passt nicht!“ Dieser ehrliche Zuspruch hat mir sehr geholfen.

Wie lange hat es vom Versenden der Bewerbungsunterlagen bis zur finalen Zusage gedauert?

Im Oktober 2011 habe ich meine Bewerbungsunterlagen abgeschickt. Die Zusage kam im Januar 2012. Schließlich handelt es sich um ein mehrstufiges Verfahren mit vielen Bewerbern, das alles nimmt Zeit in Anspruch.

Wie ist der grobe Ablauf deines Trainee-Programms bei Bundesagentur für Arbeit?

Das Trainee-Programm dauert zwei Jahre und besteht aus drei Phasen. In den ersten sechs Monaten  lernte ich in Hospitationen die Kernbereiche des Tagesgeschäfts kennen und verschaffte mir einen Überblick über die Organisation und die einzelnen Prozesse, die sehr komplex sind. Für mich als Seiteneinsteigerin, die vorher noch nie etwas mit der Bundesagentur für Arbeit zu tun hatte, war das gar nicht so einfach – allein wegen der Menge der Eindrücke, die auf mich einströmten.

Ich war zunächst selbst als Arbeitsvermittlerin tätig und durfte nach kurzer Zeit Vermittlungs- und Beratungsgespräche mit unseren Kunden führen. Die Perspektive war für mich ganz neu und diese Tätigkeit hat mir großen Spaß bereitet. In den nächsten sechs Monaten stieg ich dann schon in einer anderen Agentur zur Teamleiterin auf. Hier übernahm ich zum ersten Mal Führungsaufgaben. Diese Zeit war für mich die größte Herausforderung, denn trotz begleitender Schulungen fehlte fachliches Hintergrundwissen. Zudem sammelte ich zum allerersten Mal praktische Führungserfahrung.  

Die dritte und letzte Phase erstreckte sich über ein Jahr. Zunächst wechselte ich für sechs Monate als Bereichsleiterin zu einer weiteren Arbeitsagentur. Auf dieser Ebene hatte ich die Führungs- und Ergebnisverantwortung für bis zu sechs Teams mit je 10 bis 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Im letzten Halbjahr des Trainee-Programms war ich ebenfalls als Bereichsleiterin tätig – dieses Mal jedoch im Bezirk einer anderen Regionaldirektion. Das ist das sogenannte Auslandssemester. Es trägt dazu bei, den fachlichen Horizont weiter auszubauen und natürlich auch hilfreiche Netzwerke zu knüpfen. Denn die Bezirke der Regionaldirektionen unterscheiden sich in Teilbereichen wesentlich voneinander.

Während des gesamten Programms gab es regelmäßige Qualifizierungen, bei denen alle Trainees zusammenkamen, die zeitgleich mit mir eingestiegen sind.

Was sind deine wesentlichen Aufgaben und Tätigkeiten im Trainee-Programm?

Die konkreten Aufgaben entsprachen der jeweiligen Ebene, auf der ich eingesetzt war. Sie veränderten sich also sehr stark. Als Arbeitsvermittlerin habe ich im Wesentlichen Kundengespräche geführt. Als Teamleiterin war ich für eine Gruppe von Kolleginnen und Kollegen und deren Ergebnisse  verantwortlich. Als Bereichsleiterin vergrößerte sich dieser Rahmen, die Aufgaben wuchsen quantitativ und qualitativ.  Sobald ich den Level der Arbeitsvermittlerin verlassen hatte, war ich verantwortlich für Mitarbeiter und Ziele. Und es galt, diese Ziele gemeinsam zu erreichen.

Als Bereichsleiterin bin ich eine wichtige Kontaktperson zwischen meinen Teamleitern und der Geschäftsführung. Regelmäßig leite ich die Runde der Führungskräfte, die der Information und dem Austausch dient. Im Jour fixe mit den einzelnen Teamleitern besprechen wir aktuelle Themen und Vorgehensweisen und ich erfahre, was die Mitarbeiter aktuell beschäftigt.

Welche Eigenschaften sollte man deines Erachtens für die Trainee-Stelle bei Bundesagentur für Arbeit mitbringen?

Trainees bei der Bundesagentur für Arbeit sollten folgende Eigenschaften mitbringen: eine hohe soziale Kompetenz, Lern- und Kritikfähigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität und Kommunikationsfähigkeit.

Training-on-the-job oder Training-off-the-job – Wie ist das Verhältnis zwischen theoretischem Unterricht und praktischer Mitarbeit?

An allen Einsatzorten war ich stark in die praktische Arbeit eingebunden. Schon in diesem  Lernprozess machte ich die Erfahrung, gebraucht zu werden. Das begleitende und vor allem theoretische Qualifizierungsprogramm unterstützt die einzelnen Entwicklungsschritte ausreichend. Diese Qualifizierung fand zum Teil vor Ort statt, zum Teil irgendwo im Bundesgebiet und regelmäßig auch in Lauf, wo die BA-Führungsakademie ihren Sitz hat.  

Wie sind Einarbeitung, Betreuung und Feedbackprozesse durch die Vorgesetzten geregelt?

Jedem Trainee wird ein Mentor zur Seite gestellt. Mit meinem Mentor habe ich oft und regelmäßig gesprochen. Dieser offene und ehrliche Austausch hat mir während der ganzen Zeit sehr viel gebracht. An allen Einsatzorten haben die Trainees erfahrene Führungskräfte als Ansprechpartner.  Sie geben im besten Fall regelmäßige Feedbacks. Am Ende jeder Phase des Trainee-Programms gibt es sowohl ein Feedback als auch eine schriftliche Beurteilung.

Wie intensiv ist der Kontakt zu den anderen Trainees bei der Bundesagentur für Arbeit?

Der Kontakt und der Austausch mit den anderen Trainees in meinem Jahrgang sind sehr gut. Wir wissen, dass wir „in einem Boot sitzen“ und unterstützen uns gegenseitig. Wir haben uns nicht nur im Rahmen der Qualifizierungen gesehen, sondern auch private Treffen vereinbart. So ist ein vertrautes, enges und tragfähiges Netzwerk entstanden, von dem wir sicher auch in Zukunft profitieren werden.

Wie steht es mit dem Trainee-Gehalt bei der Bundesagentur für Arbeit?

Das Trainee-Gehalt ist tariflich geregelt und daher für alle identisch. Wir erhalten während des Trainee-Programms ein monatliches Festgehalt von knapp 3.500 Euro.

Ist der Arbeitsvertrag zunächst auf die Dauer des Trainee-Programms befristet?

Ja, aber das Programm ist darauf ausgerichtet, Führungskräfte für den Einsatz innerhalb der Bundesagentur für Arbeit auszubilden. Die Übernahmechancen stehen also gut.

Was war bisher dein persönliches Highlight in der Trainee-Ausbildung?

Ich konnte mich in relativ kurzer Zeit persönlich und fachlich entscheidend weiterentwickeln und habe sehr unterschiedliche Menschen und Bereiche kennen gelernt. Die größte Herausforderung war der schnelle Aufstieg in eine Führungsposition als Leiterin eines Beratungs- und Vermittlungsteams für akademische Berufe. Das war eine sehr spezielle Aufgabe, zumal ich auf starke Persönlichkeiten traf, die eine lange Berufserfahrung haben und viele Jahre älter sind als ich. Dass es mir gelungen ist, mich zu positionieren und ein gutes Miteinander zu erreichen, schätze ich im Nachhinein als ganz besondere Erfahrung, die ich nicht mehr missen möchte.

Erfahrungen von anderen Insidern.