Erfahrung als Trainee: UPS

Erfahrung als Trainee: UPS

Sabine Reuter hat Supply Chain Management und Logistik an der Universität Duisburg-Essen, Mercator School of Management studiert und ist danach als Trainee bei UPS eingestiegen.

Im Interview mit TRAINEE-GEFLÜSTER erklärt sie, was ihr Job mit Twilight zu tun hat, spricht über den Auswahlprozess und ihren Arbeitsalltag und verrät, was bisher ihr persönliches Highlight im Trainee-Programm war.

Hallo Sabine, wie lief das Auswahlverfahren für die Trainee-Stelle bei UPS ab?

Im Stellenangebot hieß es, dass ich dem Unternehmen in fünf Sätzen einen ersten Eindruck von mir verleihen soll. Das war bereits die erste große Herausforderung. Dennoch habe ich es geschafft und bekam Anfang Januar den ersten Anruf aus der Personalabteilung von UPS. Mir wurde mitgeteilt, dass leider alle Stellen in dem Bereich Small Package bereits besetzt seien, jedoch noch Kandidaten für den Bereich Hub & Feeder in den von mir angegebenen Niederlassungen gesucht würden. Die Personalerin erläuterte mir ausführlich die Stellenbeschreibung und vor allem die Arbeitszeiten – es wurden nämlich Bewerber für die so genannten Twilight- oder Midnight-Schichten gesucht, in denen man zwischen spätnachmittags und frühmorgens arbeitet. Mir wurde gesagt, dass man sich vorstellen könne, dass ich dort gut hineinpasse, und man gab mir ein paar Tage Bedenkzeit. Nach meiner positiven Rückmeldung vereinbarten wir einen Termin für ein Telefoninterview am nächsten Tag.

Das Interview dauerte nur circa 30 Minuten. Ich wurde gebeten, mich vorzustellen, und sollte erläutern, warum ich mich bei UPS beworben habe. Außerdem wurde ich gefragt, wie meine Freunde mich beschreiben würden. Zum Schluss sollte ich einschätzen, welche meiner Eigenschaften bei der Personalerin wohl am ehesten hängenbleiben würde. Gegen Ende des Gesprächs teilte mir die Personalerin direkt mit, dass sie mich gerne persönlich kennenlernen würde.

Im darauffolgenden Gespräch wenige Tage später konnte ich mich und meinen Lebenslauf ausführlicher vorstellen, während die Personalerin mir das Trainee-Programm genauer erläuterte. Außerdem erklärte sie mir sehr eindrücklich die Vor- und Nachteile eines Jobs mit diesen Arbeitszeiten und sprach über mögliche Aufstiegschancen. Außerdem ging sie darauf ein, was mich als Frau in dieser Branche erwarten würde. Dann wurde mir erneut eine Bedenkzeit eingeräumt und erklärt, dass ich im nächsten Schritt den zuständigen Manager in der betreffenden Niederlassung und Schicht kennenlernen sollte, sofern ich mich für diesen Job entscheide.

Du hast dich dafür entschieden – wie ging es dann im Auswahlprozess weiter?

Das Gespräch mit dem Manager der Herne Twilight fand dann Anfang Februar statt. Auch in diesem Gespräch wurde mir ausführlich erläutert, was mich erwartet: kein 9-to-5-Job, unter anderem körperlich anstrengende Arbeit, raue Umgangstöne in der Halle und auf dem Yard, Männer, die Arbeit mit Frauen oder gar Frauen als Vorgesetzte nicht gewohnt sind, kulturelle Unterschiede, gegebenenfalls Abstriche im Sozialleben, etc. Ich hatte damals den Eindruck, dass man mir den Job ausreden wollte, fühlte mich aber auch herausgefordert und wollte diese Aufgabe mehr und mehr annehmen. Nach dem Gespräch wurde mir noch eine Führung durch die Halle angeboten. Da ich mich auch danach nicht gegen den Einstieg entschied, folgte nun das obligatorische MAPP-Verfahren, welches alle Mitarbeiter von UPS durchlaufen, wenn sie in den Talentpool für höhere Stellen – in meinem Fall der Einstieg ins Management nach dem Trainee-Programm – aufgenommen werden möchten. 

Das MAPP-Verfahren besteht aus drei Teilen: einem Englischtest, einer Persönlichkeitsprofil-Analyse und einem Panel-Interview. Bei den ersten beiden Schritten ist durchfallen nicht möglich, aber man muss ein Mindestmaß erreichen, um für die späteren Jobs in Frage zu kommen. Im Panel-Interview Mitte März saß ich vor dem HR-Manager Germany District und zwei weiteren Managern aus den Arbeitsbereichen, in denen ich eingesetzt werden sollte. Nach einer kurzen Vorstellungsrunde und der Erläuterung des Prozedere bekam ich nacheinander fünf Szenarien aus dem Arbeits- bzw. Studienalltag vorgelegt und dazu unterschiedliche Fragen bzw. Aufgaben, die ich lösen musste. Es ging dabei vornehmlich darum herauszufinden, wie ich Probleme, die in bestimmten Situationen bei der Arbeit auftreten können, lösen würde. Direkt im Anschluss an das Interview haben sich die Interviewer beraten und mich nach kurzer Zeit zurück in den Raum geholt. Dann wurde ich zunächst darum gebeten, eine Selbsteinschätzung meiner Antworten abzugeben, bevor mir das Ergebnis mitgeteilt wurde. Direkt im Anschluss wurde mir auch gleich der Arbeitsvertrag ausgehändigt.

Wie lang hat der Bewerbungsprozess für das Trainee-Programm insgesamt gedauert?

Das Interview fand Anfang März statt, sodass vom Versenden der Bewerbungsunterlagen bis zur endgültigen Zusage circa drei Monate vergangen sind. Anfangen sollte ich am 1. April.

Welche Tipps kannst du Bewerbern geben, die den Auswahlprozess bei UPS noch vor sich haben?

Mein Tipp ist, sich vollkommen natürlich zu geben. Meiner Meinung nach kommt es bei UPS vor allem darauf an, ob die Bewerber vom Typ her in das Unternehmen passen. So wurde ich zum Beispiel mehr nach meinem familiären Hintergrund, meinen Hobbies und meinen Charaktereigenschaften gefragt, als dass ich über meine Masterarbeit oder Studienleistungen philosophieren musste. In den Gesprächen wurde versucht, den Menschen hinter der Bewerbung kennenzulernen, und sich nicht so stark auf Fachqualifikationen fokussiert. Das passt auch zu der Aufforderung „Put the YOU in UPSers“, der man hier immer wieder begegnet.

Wie ist der grobe Ablauf deines Trainee-Programms?

Das Trainee-Programm ist auf die Dauer von 18 Monaten ausgelegt, in denen ich die Gelegenheit bekomme, verschiedene Bereiche innerhalb des Unternehmens zu durchlaufen. Die Schwerpunkte liegen dabei auf den Abteilungen HUB und Feeder, also in der Hauptumschlagsbasis und der Abteilung, die die Tourenplanung und das Dispatchen der LKW-Fahrer sowie Container umsetzt. Daneben konnte ich bereits Einblicke in das Plant und Industrial Engineering gewinnen. Auch die Abteilungen Export, Automotive, Business Development, Human Ressources oder die Arbeit als Zusteller stehen noch auf meiner Trainee-Agenda. In allen Abteilungen darf ich von vornherein mit Hand anlegen und wesentliche Prozesse selber ausführen, damit ich diese besser nachvollziehen und optimieren kann. Das Kennenlernen anderer Abteilungen bildet daher eine wesentliche Grundlage für das Verständnis der Schnittstellen und Beziehungen der Abteilungen untereinander. Durch den Einsatz in den unterschiedlichen Bereichen bin ich auch schon in unterschiedlichen Niederlassungen gewesen.

Neben den On-the-Job-Trainings bietet UPS auch diverse Seminare sowie ein breites Online-Schulungsangebot durch die UPS University an. Auch Exkursionen zu anderen HUBs oder zum Flughafen Köln/Bonn, der Luftdrehscheibe Europas, sind vorgesehen. Im Rahmen der Ausbildung werde ich außerdem die Möglichkeit bekommen, einen LKW-Führerschein zu machen.

Wie sind bei UPS Einarbeitung, Betreuung und Feedback durch die Vorgesetzten geregelt?

Zu Beginn des Trainee-Programms fand eine fünftägige Orientation Week mit allen neuen Trainees aus ganz Deutschland statt. Diese begann in der Zentrale in Neuss mit einer Begrüßung durch den District Manager sowie der Vorstellung des Unternehmens und einiger zentraler Abteilungen, um uns einen ersten Überblick zu verschaffen. Die nächsten vier Tage waren durch einen Einführungs-Workshop geprägt, der am Flughafen in Köln stattfand und mit einer Führung durch das Air Hub endete. Dabei war die gemeinsame Unterbringung in einem nahegelegenen Hotel ideal, um erste Kontakte mit den Trainees aus anderen Niederlassungen oder anderen Programmen zu knüpfen. Die Schulungsinhalte basierten vor allem auf Unternehmensinformationen und Softs Skills.

In der zweiten Woche nahm ich die Arbeit im Hub auf. Alle Kollegen begrüßten mich sehr herzlich, auch wenn einige Herren zunächst irritiert aufsahen, als der Divisions Manager zwei Damen im Management Meeting vorstellte. Aber meine Trainee-Kollegin aus der Midnight und ich nahmen es mit Humor. Heute werde ich durch den Manager der Twilight betreut. Er ist sozusagen mein Mentor und kümmert sich darum, dass ich alle Stationen durchlaufen kann und die Abteilungen im Vorfeld auch entsprechend gebrieft werden. Im Tagesgeschäft arbeite ich eng mit den Supervisors zusammen und übernehme mittlerweile einen Teil ihrer Aufgaben oder sogar deren Urlaubsvertretung.

Im Programm ist nach Beendigung der jeweiligen Stationen immer auch ein Feedbackgespräch vorgesehen. Außerdem soll auch ein Probezeitrückblick stattfinden. Allerdings muss ich Feedback eigentlich nicht extra erfragen. Häufig bekomme ich entsprechende Rückmeldungen schon direkt im Zusammenhang mit den Aufgaben, die ich gerade erledige.

„Training-off-the-job“ vs. „Training-on-the-job“ – Wie ist das Verhältnis von Theorie und Praxis?

Das Hauptaugenmerk liegt definitiv auf der praktischen Arbeit. Ich soll zukünftig ins Management einsteigen und daher die Jobs aller Mitarbeiter kennenlernen. Das ging bisher vom Ausladen eines Containers über die Paketsortierung und das Laden bis hin zum selbständigen Leiten eines Arbeitsbereichs in der Halle. Auch administrativ habe ich schon fast alles selber machen dürfen. Daneben gibt es auch gelegentliche Schulungen für zukünftige Supervisors und Manager. Das Verhältnis von Theorie und Praxis würde ich mit 10 Prozent zu 90 Prozent bewerten.

Was sind deine wesentlichen Aufgaben und Tätigkeiten im Arbeitsalltag?

Operative und administrative Aufgaben halten sich in der Waage. Vor Sortierstart werden die Ergebnisse des Vortags und das verfügbare Staffing überprüft sowie die Personalplanung für die anstehende Sortierung erstellt. In einem kurzen Meeting mit den Teamleadern werden diese Themen besprochen, bevor es dann in die Halle geht. In der Halle habe ich schon die Sortierleitung bei der Arbeit begleitet, selber einen Bereich geleitet oder den Personaleinsatz in einem bestimmten Bereich optimiert. Außerdem springe ich gerne überall ein, wo es brennt. Leider komme ich bei bestimmten Tätigkeiten an meine körperlichen Grenzen, sodass ich nicht alle Aufgaben machen kann, aber auch nicht muss. Nach der Sortierung helfe ich dabei die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu validieren, das bearbeitete Paketvolumen zu ermitteln, Reporte zu erstellen und die Vorbereitungen für den nächsten Arbeitstag zu erledigen.

Ist im Trainee-Programm bei UPS ein Auslandsaufenthalt vorgesehen?

Ein Auslandsaufenthalt in Form eines internationalen HUB Assignments ist optional. Aktuell habe ich mich mich mit der Möglichkeit noch nicht auseinandergesetzt, würde mich aber freuen, auch mal eine andere Niederlassung im Ausland kennenzulernen. Die Möglichkeiten sollten vielfältig sein, da UPS als Global Player ein international agierendes Unternehmen ist.

Stichwort Work-Life-Balance: Auf wie viele Arbeitsstunden kommst du pro Woche?

Im Augenblick komme ich auf 40 bis 44 Stunden pro Woche. Vorgesehen ist eine wöchentliche Arbeitszeit von 39 Stunden. Da die Arbeitszeiten flexibel sind, komme ich gerne so spät wie möglich und bleibe dafür nachts länger. Es gibt keine Gleitzeit oder Ähnliches, allerdings sollte man spätestens zum Meeting vor der Sortierung, also quasi unserer Kernarbeitszeit, da sein. Wenn man vorher noch Aufgaben zu erledigen hat, muss man entsprechend früher da sein. Mir persönlich kommt diese Flexibilität sehr entgegen. Ich kann vormittags meinen Haushalt erledigen, einkaufen oder zum Sport gehen und nach dem Mittagessen zur Arbeit fahren. Meistens bin ich zwischen 15:30 und 16:00 im Büro. So komme ich regelmäßig auch ohne Feierabendverkehr durch.

Nach hinten raus ist es mir relativ egal, wie lange ich arbeite, da die Arbeitszeit nicht auf Kosten meiner Freizeit geht und mein Partner sowieso schon schläft, wenn ich nach Hause komme, unabhängig davon, ob es Mitternacht oder 2:00 morgens ist. Dazu kommt natürlich auch der nicht zu verachtende Nachtzuschlag. ;-)

Wie die wöchentliche Arbeitszeit, beruht auch der Urlaub auf tariflichen Grundlagen, sodass mir 27 Tage im Jahr zustehen.

Wie empfindest du die Arbeitsatmosphäre bei UPS?

Die Arbeitsatmosphäre in meiner Abteilung ist sehr gut. Alle Kollegen haben mich hier sehr gut aufgenommen und bieten mir auch immer wieder ihre Hilfe oder ein offenes Ohr an. Ohne die vielen Tipps und Anregungen der anderen hätte ich den Einstieg bestimmt nicht so gut gemeistert. Allerdings muss man sich auch bewusst machen, dass man in der Halle mit vielen unterschiedlichen Leuten zusammenarbeitet. Von studentischen Aushilfen über die alleinerziehende Hausfrau bis hin zum Zuwanderer sind alle sozialen und religiösen Gruppen sowie Altersklassen vertreten, sodass es hin und wieder mal zu sprachlichen, kulturellen oder erfahrungstechnischen Differenzen kommen kann, die in der Regel aber auch schnell überwunden werden.

Der Kontakt zu den anderen Trainees wurde durch die gemeinsame Einführungswoche wunderbar hergestellt und wird auch weiterhin durch regelmäßige Trainee-Treffen sowohl während der Arbeit als auch in der Freizeit gepflegt und intensiviert.

Wie steht es bei UPS mit dem Trainee-Gehalt?

Das Gehalt ist fair und branchenüblich. Dazu kommt in der Twilight und Midnight der gesetzliche Nachtzuschlag. Außerdem werden einem Sozialleistungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld oder eine betriebliche Altersvorsorge geboten. In höheren Positionen wird einem später auch ein Aktienpaket angeboten.

Ist der Arbeitsvertrag auf die Dauer des Trainee-Programms befristet?

Ja, mein Arbeitsvertrag ist auf 18 Monate befristet. Ich gehe davon aus, dass ich sehr gute Übernahmechancen habe, da das Unternehmen in Zukunft einen demografischen Wandel braucht, welcher durch die Einführung der Trainee-Programme herbeigeführt werden soll. Zudem investiert das Unternehmen derzeit an mehreren Niederlassungen in den Ausbau, sodass in Zukunft weitere Arbeitsplätze geschaffen werden. Daneben stecken manche Abteilungen in Deutschland noch in den Kinderschuhen, sodass auch dort sicherlich noch Bedarf an neuen klugen Köpfen herrscht.

Was war (bisher) dein persönliches Highlight in der Trainee-Ausbildung?

Mein persönliches Highlight war bisher die Besichtigung des Air Hub in Köln. Es ist der Wahnsinn zu sehen, welche ausgeklügelten Systeme dafür sorgen, dass Menschen auf der ganzen Welt innerhalb von 24 Stunden ihre Pakete rund um den Globus verschicken und geliefert bekommen können. Der Eindruck verstärkt sich, wenn man hört, innerhalb welcher Zeit 37 Flugzeuge pro Nacht landen, ent- und beladen werden und wieder abheben, um das zu ermöglichen. Auch der Einblick in die Zollabteilung oder die Arbeit mit den Spürhunden war super interessant. Abgerundet wurde die Besichtigung mit einer Fahrt über das Vorfeld und die Besichtigung der Frachtmaschinen. Leider konnte ich bisher noch keinen Blick in eine Boeing 747 Frachtmaschine erhaschen, allerdings wurde mir von meinem Divisisonsmanager versprochen, dass wir das noch nachholen würden. Darauf freue ich mich neben dem LKW-Führerschein am meisten.

Wie geht es für dich persönlich im Anschluss an das Trainee-Programm bei UPS weiter?

Ich werde intensiv auf eine Führungsposition in unserer Operation vorbereitet – es bleibt also spannend!

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Über den Autor

Bettina Wilde
Bettina Wilde
Bettina Wilde ist seit 2015 für das Content Team von TRAINEE-GEFLÜSTER an Bord. Als studierte Germanistin und Trainee-Expertin schreibt sie für ihr Leben gern und kümmert sich um alle wichtigen Fragen rund um das Thema Berufseinstieg.

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Bettina wilde

Bettina Wilde

Trainee-Expertin, Redaktion TRAINEE-GEFLÜSTER

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