Erfahrung als Trainee: GEHE

Erfahrung als Trainee: GEHE

Nadja Seidel (27) absolviert nach ihrer PTA-Ausbildung und einem Studium in Betriebswirtschaft an der Hochschule München ein Trainee-Programm bei GEHE. Im Interview mit TRAINEE-GEFLÜSTER berichtet sie vom Ablauf des Assessment Centers, ihren täglichen Aufgaben sowie von den Übernahmechancen beim führenden pharmazeutischen Großhändler Deutschlands.

Hallo Nadja, was für ein Trainee-Programm absolvierst du bei GEHE?

Ich bin Trainee im Bereich Vertrieb in unserer Niederlassung in Weiterstadt.

Wie lief das Auswahlverfahren für die Trainee-Stelle bei GEHE ab?

Durch meine Arbeit in Apotheken als PTA war mir die Tätigkeit des pharmazeutischen Großhandels bereits bekannt. Auch mit der GEHE war ich dabei schon in Kontakt gekommen. Daher habe ich ganz gezielt im Internet nach Trainee-Stellen gesucht, bei denen ich meine Praxiserfahrungen aus der Apotheke und mein betriebswirtschaftliches Fachwissen einsetzen kann. Ich habe mich dann direkt auf der Homepage der GEHE Pharma Handel GmbH beworben.

Wie hat GEHE Kontakt mit dir aufgenommen?

Sehr zeitnah nach dem Absenden meiner Bewerbung bekam ich einen Anruf von meiner späteren Traineebetreuerin. Sie lud mich zum Telefoninterview ein, wir vereinbarten einen Termin und sie umriss kurz, was mich bei dem Telefonat erwarten würde.

Das Telefonat fand nur zwischen mir und meiner Traineebetreuerin statt und dauerte wie angekündigt 30 Minuten. Nachdem sich Frau Bröckerhoff kurz vorgestellt hatte, wollte sie mehr über mich und meinen Lebenslauf erfahren. Ich beschrieb ausführlich meinen Werdegang und meine bisherigen Erfahrungen. Im Anschluss wurden klassische Bewerbungsfragen gestellt, wie zum Beispiel, warum ich im Vertrieb arbeiten will, warum genau bei der GEHE, was ich glaube, was mich erwartet und wie ich mir den Ablauf des Trainee-Programms vorstelle. Meine Motivation wurde mehrmals in verschiedenen Formulierungen abgefragt – wichtig ist, sich davon nicht aus der Ruhe bringen zu lassen.

Gefühlt war mein Gesprächsanteil in diesem Telefonat 98 %; direktes Feedback gab es nicht. Das hat mich zunächst verunsichert, aber im Nachgang war es einfach ein durchstrukturiertes Vorgehen. Am Ende des Telefonats wurden mir dann noch die nächsten Schritte erklärt und der geplante Termin für das eventuelle Assessment Center genannt, zu dem ich dann auch eingeladen wurde.

Wie lief das Assessment Center ab?

Eine Woche vor dem Assessment Center erhielten wir eine ausführliche E-Mail. Neben organisatorischen Dingen wurden wir darin aufgefordert, eine Präsentation über uns vorzubereiten. Für das AC wurde ein Tag in Stuttgart in der Hauptverwaltung angesetzt, der zeitliche Rahmen war von 8:00  – 18:00 Uhr. Der Tag war perfekt organisiert. Die Organisatoren waren alle top vorbereitet und kannten unsere Lebensläufe.

Als Beobachter waren alle möglichen, späteren Chefs sowie einige Personalreferenten anwesend. Insgesamt waren neun Beobachter für acht Teilnehmer eingeplant. 

Nach einer kurzen Vorstellrunde wurde uns der Ablauf des Tages erklärt. Insgesamt standen sechs „Programmpunkte“ auf dem Plan:

  1. Halten der vorbereiteten Selbstpräsentation
  2. Gruppendiskussion
  3. Postkorbübung
  4. Rollenspiel
  5. Fallstudie mit anschließender Präsentation in Zweier-Gruppen
  6. Persönlichkeitstest am Computer

​Die Atmosphäre habe ich an dem Tag als angenehm empfunden. Selbstverständlich ist es enormer Stress, einen ganzen Tag unter Beobachtung und in direkter Konkurrenz mit den Mitbewerbern zu stehen. Aber vor allem einige der Führungskräfte haben immer wieder eine „menschliche“ Note mit eingebracht und waren sichtlich entspannt. Das hat sich auch auf mich übertragen. Am Ende des Tages haben wir direkt Feedback bekommen zu den einzelnen Übungen und zu unserem Auftreten - allerdings noch ohne Zu- oder Absage. Ich hatte am Ende des Tages ein gutes Gefühl, das mich auch nicht getäuscht hat.

Wie lange hat es vom Versenden der Bewerbungsunterlagen bis zur finalen Zusage gedauert?

Dazwischen lagen ca. sieben Wochen. Ich hatte mich im Dezember beworben und auch noch das Telefoninterview geführt. Das AC fand aber erst in der zweiten Januarhälfte statt und die verbindliche Zusage folgte zwei Wochen später.

Welche Tipps kannst du Bewerbern geben, die den Auswahlprozess noch vor sich haben?

Ich hatte den Eindruck, dass in erster Linie ein authentisches, sympathisches Auftreten zählt – das ist auch entscheidend für den häufigen Kundenkontakt später. Des Weiteren sollte man sich darüber im Klaren sein, was der Vertrieb im pharmazeutischen Großhandel bedeutet und welche Aufgaben auf einen zukommen werden. Sich im Vorfeld mit der Branche und dem Unternehmen auseinanderzusetzen ist sicher ratsam.

Wie ist der grobe Ablauf deines Trainee-Programms bei GEHE?

Das Trainee-Programm bei GEHE dauert 18 Monate. Es startet in der jeweiligen Niederlassung, für die man vorgesehen ist, mit einem fünfwöchigem Betriebsdurchlauf. Dabei hat man die Gelegenheit, die verschiedenen Abteilungen der Niederlassung kennenzulernen. Davon profitiere ich heute noch, vor allem von dem Wissen, wie Prozesse ablaufen: So entwickelt man mehr Verständnis für das Gesamte. Aber auch die persönlichen Kontakte, die sich dabei ergeben haben, sind sehr wichtig. Nach ca. acht Monaten war ein mehrwöchiger Aufenthalt in der Hauptverwaltung geplant. Dort wurden uns alle Abteilungen vorgestellt. In einigen bekamen wir auch kurze Projekte zur Bearbeitung. So wurden auch Kontakte in die Hauptverwaltung gefestigt.

Finden im Rahmen des Trainee-Programms bei GEHE Seminare zur Weiterbildung statt?

Seminare und Schulungen sind bei GEHE ein fester Bestandteil des Trainee-Programms und finden ca. alle sechs bis acht Wochen statt. Dafür sind wir meistens zwei Tage in Stuttgart. Die Themen sind sehr weitreichend: Von einer Office-Schulung bis Kommunikationstrainings ist alles abgedeckt, was man im Alltag benötigt.

Auch außerhalb des Trainee-Programms finden in den Niederlassungen und Regionen regelmäßig Schulungen und Seminare statt. Teil des Programms war es auch, ein Praktikum in einer Apotheke zu absolvieren sowie einen Industriebesuch durchzuführen.

Wo findet die Ausbildung statt?

Größtenteils findet die Ausbildung in den jeweiligen Niederlassungen statt, in denen man eingesetzt wird. Es gibt allerdings einen Austausch in den Regionen und zwischen den Niederlassungen, die ebenfalls einen Trainee eingestellt haben.

Wie sind bei GEHE Einarbeitung, Betreuung und Feedback durch die Vorgesetzten geregelt?

Die Einarbeitung in den Niederlassungen erfolgt nach einem Plan, der von der Personalabteilung vorgegeben ist. Ich habe zum Anfang verschiedene betriebliche Abteilungen durchlaufen. Nach ca. fünf Wochen bekommt man seinen festen Arbeitsplatz im Vertriebsinnendienst. Hier lernt man alle Bereiche des Vertriebs kennen und arbeitet bereits von Anfang an im Tagesgeschäft mit. Begleitet wird der theoretische Teil im Innendienst von individuellen Projekten, die man in Eigenverantwortung selbstständig bearbeitet. In meiner Ausbildungsniederlassung pflegen wir einen sehr direkten Austausch. Ich habe immer die Möglichkeit, meine Chefin direkt zu kontaktieren.

„Training-off-the-job“ vs. „Training-on-the-job“ – Wie ist das Verhältnis von Theorie und Praxis?

Nach dem theoretischen Teil im Innendienst geht es nach ein paar Monaten raus zum Kunden. Zusammen mit erfahrenen Kollegen verbringt man die Tage im Außendienst. Hier habe ich mein späteres Kerngeschäft gelernt. Dank der Gelegenheit, mit verschiedenen Außendienstmitarbeitern mitzufahren, lernte ich die verschiedensten Verhandlungs- und Argumentationsmöglichkeiten in der Praxis kennen. Auch die anfängliche Hemmschwelle, auf fremde Kunden zuzugehen, wird dadurch abgebaut. Begleitet wird dieser Teil des Traineeprogramms mit Seminaren zu Verkaufsstrategien und Kommunikationsschulungen. Auch Trainings zum Thema Beziehungsmanagement sind Teil der Ausbildung. Die Erfahrungen aus der Praxis und das Erlernte aus den Trainings haben die perfekte Grundlage für meinen späteren Einsatz gebildet.

Was sind deine wesentlichen Aufgaben und Tätigkeiten im Arbeitsalltag?

Ich betreue nun circa 45 Kunden. Mein Tagesgeschäft besteht zu circa 65 Prozent aus Kundenbesuchen und zu 35 Prozent aus der Vor- und Nachbereitung dieser sowie individuellen Projekten. In meiner Funktion als Kooperationsmanagerin bin ich verantwortlich für die Einführung, Umsetzung und Betreuung unseres Kooperationsmodells „gesund leben“ bei meinen Kunden. Die Kooperation beinhaltet im Wesentlichen ein spezielles Angebot für den Einkauf sowie wechselnde Verkaufsförderungsaktionen. Kooperationskunden arbeiten eng mit mir zusammen und werden von mir in allen Fragen rund um Apotheken-Marketing und Verkaufsförderung unterstützt. Ich berate und helfe auch bei individuellen Aktionen, wie zum Beispiel bei Firmenläufen. Die Arbeit ist sehr abwechslungsreich und fordert oft Kreativität. Im Fokus der gesamten Tätigkeit steht immer, die Kundenzufriedenheit mit den gegebenen Möglichkeiten in der Firma zu koordinieren.

Stichwort Work-Life-Balance: Auf wie viele Arbeitsstunden kommst du pro Woche?

Während des Traineeprogramms hatte ich klassische 7,7 Stundentage und bin auf ca. 38,5 Wochenstunden gekommen. Der Urlaubsanspruch beträgt 30 Tage im Jahr und Überstunden können nach Absprache abgefeiert werden. Die Zeiterfassung erfolgt über eine Stechuhr.

Nach dem Programm habe ich immer noch eine 38,5-Stunden-Woche, allerdings kann ich mir die Zeit etwas freier einteilen. Ich bin nicht mehr in der Zeiterfassung, sondern schreibe Berichte über meine Tätigkeiten. Da es sich nicht immer vereinbaren lässt, Kundentermine gleichmäßig zu verteilen, habe ich manchmal auch längere Tage. Es gibt aber auch Phasen, in denen mehr Büroarbeit anfällt und die Kunden trotzdem gleichermaßen weiterbetreut werden müssen. Insgesamt gleichen sich über die Zeit hinweg die längeren und auch kürzeren Tage aus.

Wie empfindest du die Arbeitsatmosphäre bei GEHE?

Die Zusammenarbeit mit den Kollegen empfinde ich als sehr entspannt. Zu einigen habe ich sehr engen Kontakt und einen fast täglichen Austausch. Mir ist das sehr wichtig, da ich so von ihrer Erfahrung profitieren kann.  Wir Trainees haben ebenfalls einen sehr guten Kontakt zueinander. Wir kommunizieren regelmäßig und tauschen uns viel aus, was ich als sehr positiv und hilfreich empfinde.

Wie steht es mit dem Trainee-Gehalt bei GEHE?

Das Gehalt ist für die Zeit des Traineeprogramms fix. Neben dem monatlichen Bruttogehalt, welches einem Einstiegsgehalt nach dem Studium entspricht, erhält man auch noch diverse Zusatzleistungen. Darüber hinaus sind wir von Anfang an mit Laptops ausgestattet worden und im Laufe des letzten Drittels auch mit Diensthandys. Ausgaben für die tägliche Arbeit und Reisekosten werden monatlich abgerechnet.

Ist der Arbeitsvertrag auf die Dauer des Trainee-Programms befristet?

Ja, der Vertrag ist befristet. Aber das gesamte Programm zielt darauf ab, übernommen und in seine spätere Funktion eingearbeitet zu werden. Die Chancen zur Übernahme stehen also sehr gut – genau das ist auch das Ziel des Programms.

Was war (bisher) dein persönliches Highlight in der Trainee-Ausbildung?

Verschiedene Projekte, die ich bearbeiten durfte, u. a. die Konzeptionierung von Eigenmarken-Verkaufsförderungsaktionen, die Mitgestaltung von Erfahrungsaustausch-Treffen oder die regionale Patenschaft für ein nationales Programm. 

Wie geht es für dich persönlich im Anschluss an das Trainee-Programm bei GEHE weiter?

Ich werde am Standort Weiterstadt als Kooperationsmanagerin eingesetzt werden. 

 

>> Mehr erfahren zum Trainee-Programm bei GEHE

Über den Autor

Bettina Wilde
Bettina Wilde
Bettina Wilde ist seit 2015 für das Content Team von TRAINEE-GEFLÜSTER an Bord. Als studierte Germanistin und Trainee-Expertin schreibt sie für ihr Leben gern und kümmert sich um alle wichtigen Fragen rund um das Thema Berufseinstieg.

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Trainee-Expertin, Redaktion TRAINEE-GEFLÜSTER

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