Erfahrung als HR-Trainee: Novartis Pharma

Erfahrung als HR-Trainee: Novartis Pharma

Novartis-Trainee Verena Dischler (28) an der ESB Business School Reutlingen einen Bachelor in International Business sowie an der Linköping University in Schweden einen Master in Fach Strategic Management in International Organizations absolviert. Im Interview mit TRAINEE-GEFLÜSTER spricht sie über ihre Erfahrungen im Auswahlprozess sowie über Inhalte und den Ablauf des HR Trainee-Programms bei dem weltbekannten Pharma-Konzern.

Hallo Verena, welches Trainee-Programm bei Novartis absolvierst Du?

Ich absolviere bei Novartis das Programm "Trainee Human Resources".

Wie lief das Auswahlverfahren für die Trainee-Stelle bei Novartis ab?

Das Auswahlverfahren bei Novartis lässt sich grob in drei Worten beschreiben: schnell, transparent und angenehm. Nach dem Einreichen meiner Onlinebewerbung erhielt ich sehr zeitnah einen Anruf von der Personalabteilung. Die Einstellungsinterviews fanden dann etwa zwei Wochen später statt. An einem Tag hatte ich drei halbstündige Interviews mit verschiedenen Gesprächspartnern. Die Vorstellungsgespräche befassten sich hierbei mit drei Thematiken. Erstens meinem Lebenslauf und den damit verbundenen Zielen, zweitens meinen Englischkenntnissen gepaart mit Fragen zum Lebenslauf und drittens meiner Persönlichkeit. Alle drei Gespräche habe ich aufgrund der lockeren Atmosphäre als sehr angenehm empfunden. Die Entscheidung für mich bekam ich schon am nächsten Tag mitgeteilt. Normalerweise findet bei Novartis immer eine zweite Runde statt. Genau diese Flexibilität, Transparenz und Schnelligkeit hat mich beeindruckt und war für mich ein Zeichen der Wertschätzung des Bewerbers.

Worauf kommt es bei Novartis im Auswahlprozess für die Trainee-Stelle Deiner Meinung nach besonders an?

Bei Novartis werden die Trainee-Programme mit verschiedenen Schwerpunkten angeboten, daher kann der Auswahlprozess variieren. Jedoch bin ich der Meinung, dass neben der Darstellung der fachlichen Fähigkeiten und Erfolge vor allem auch die Authentizität eine große Rolle spielt. In anderen Worten: Man sollte sich nicht verstellen. Ein anderer wichtiger Punkt ist auch das Zeigen von Motivation und den verbunden  „Drive“, das heißt seine Begeisterung für diese Stelle.

Wie lange dauert Dein Trainee-Programm insgesamt?

Mein Trainee-Programm ist auf 18 Monate ausgelegt, wobei das Ziel ist, dass man Anfang des 15. Monats in seine Übernahmeabteilung eingearbeitet und übernommen wird.

Wie ist der grobe Ablauf des Trainee-Programms bei Novartis?

Durch die gegebenen Job-Rotationen ist mein HR Trainee-Programm ganz klar in verschiedene Phasen unterteilt. Meine erste Phase ist im Bereich HR Business Partnering mit einer Dauer von sechs Monaten, gefolgt von meiner zweiten Station im Bereich Talent Management and Organizational Developlement für drei Monate. Danach werde ich drei Monate in der Abteilung Compensation and Benefits tätig sein. Natürlich steht in unserem Trainee-Programm auch noch ein Auslandsaufenthalt an. Dieser wird bei mir drei Monate in Basel sein, am Novartis-Headquarter. Ich persönliche sehe diese Rotationen als eine Möglichkeit, die verschiedenen Bausteine von HR nicht nur kennenzulernen, sondern auch miteinander zu verbinden und damit tiefe Einblicke in die HR Prozesse und Systeme zu erlangen. 

Finden für die Trainees bei Novartis auch so genannte „off-the-job-trainings“ zur fachlichen und persönlichen Weiterbildung statt?

Als Trainee bei Novartis Pharma nimmt man an einem 12-monatigen Entwicklungsprogramm teil. Dieses Programm startet mit einem Persönlichkeitstest und einem anschließenden Entwicklungsgespräch. Die Module in unserem Entwicklungsprogramm sind erstens Selbst- und Zeitmanagement, zweitens Kommunikation, das heißt unter anderem „schwierige Gespräche“ führen, und drittens Kreativität. Darüber gibt es auch noch ein Outdoor-Event für die Trainees. Parallel zu dem Entwicklungsprogramm läuft die fachliche Weiterbildung. So wurde mir zum Beispiel die Teilnahme an einem Intensivkurs für Arbeitsrecht ermöglicht. Auch in unserem monatlichen Trainee Jour Fix gibt es in regelmäßigen Abständen Präsentationen aus den verschiedensten Abteilungen, beispielsweise vom HR zum Thema Bewerbung, eine Makro-Excel-Schulung oder einfach die Vorstellung von Abteilungen, die einem vielleicht am Anfang noch nicht ganz so geläufig sind.

Was sind die wesentlichen Aufgaben und Tätigkeiten in Deinem Trainee-Arbeitsalltag bei Novartis?

Es ist schwierig die wesentlichen Aufgaben im Arbeitsalltag zu beschreiben, denn die Vielfalt an Aufgaben innerhalb des Trainee-Programms ist ja gerade ein positiver Aspekt für uns Trainees. Natürlich hat man in jeder Station seine Schwerpunkte. Bei mir, da ich mich gerade im Bereich HR Business Partnering befinde, liegt der Fokus ganz stark in der Rekrutierung und Personalbetreuung. Natürlich hat man auch Projekte, mit dem Ziel nicht nur das operative Geschäft kennenzulernen, sondern auch sein strategisches Denken weiter zu erweitern. Sicher ist allerdings, dass man schnell für anspruchsvolle Tätigkeiten Verantwortung übernimmt.

Welche Eigenschaften braucht man Deines Erachtens für den Job?

Neben den fachlichen Kenntnissen in seinem Schwerpunkt, kommt es vor allem auch darauf an, offen und flexibel für wechselnde Aufgabengebiete zu sein. Durch die Vielfältigkeit der Aufgaben muss man auch ein schnelles Auffassungsvermögen besitzen. Doch auch die Soft Skills sollten nicht zu kurz kommen. So ist es zum Beispiel auch wichtig, die Fähigkeit des Networkings zu beherrschen. Ganz wichtig ist das Streben nach neuem Wissen und der kontinuierlichen Weiterentwicklung.

Wie sind bei Novartis Betreuung und Feedback durch die Vorgesetzten geregelt?

Als Trainee bei Novartis Pharma wird man von zwei bis drei Seiten betreut. Auf der einen Seite gibt es eine Trainee-Betreuung durch HR, die sich vor allem um die Festlegung der einzelnen Stationen und der Weiterentwicklung der Trainees befasst und bei allen möglichen Fragen zum Trainee-Programm Rede und Antwort steht. Die zweite Betreuung erfolgt durch die jeweilige Fachabteilung. Hierbei werden anhand einer Zielvereinbarung (separat für jede Station), die Aufgaben und Ziele festgelegt und deren Erreichung nachverfolgt. Am Ende einer jeden Station wird dann ein Abschlussgespräch zwischen dem Fachvorgesetzten und dem Trainee durchgeführt. Natürlich gibt es auch zwischendurch immer wieder Feedback von dem Vorgesetzten. Nach sechs Monaten wird einem zusätzlich auch noch ein Mentor aus dem Management zugewiesen, der dann sowohl fachlich als auch persönlich an der Weiterentwicklung des Trainees mitwirkt.

Finden Netzwerkveranstaltungen für Novartis Trainees statt?

Bei Novartis Pharma gibt es eine ganze Reihe an Netzwerkveranstaltungen. Durch Kamingespräche mit der Geschäftsführung erhält man die Möglichkeit, in einem lockeren Umfeld mit Führungskräften über deren Werdegang zu sprechen oder auch über Strategien und Visionen des Konzerns. Auch die Anforderungen an eine Führungskraft werden so nochmals widergespiegelt und können diskutiert werden. Auch die monatlichen Trainee Jour Fixe nutzen wir zum Netzwerken. Des Weiteren finden aber auch regelmäßige Trainee-Mittagessen und von Zeit zu Zeit auch Abende statt. Hierbei geht es um den Informationsaustausch zwischen uns Trainees. Letztes Jahr gab es auch ein Trainee Alumni-Treffen mit unseren Vorgängern.

Auf wie viele Arbeitsstunden kommst Du in der Woche?

Bei Novartis Pharma haben wir Vertrauensarbeitszeit und damit volle Flexibilität, die im Unternehmen auch so gelebt wird. Natürlich gibt es Hochphasen, in denen 40 Stunden nicht ausreichen, aber dann gibt es auch wieder ruhigere Zeiten, in denen man dann die Möglichkeit des Ausgleiches hat. Das schöne an der Vertrauensarbeitszeit ist auch, dass man persönliche Termine wie zum Beispiel Behördengänge, Arztbesuche usw. wahrnehmen kann, ohne zeitlich stark eingeschränkt zu sein.

Wie steht es mit dem Trainee-Gehalt bei Novartis?

Das Trainee-Gehalt bei Novartis Pharma ist marktgerecht.

Ist der Arbeitsvertrag auf die Dauer des Trainee-Programms befristet?

Seit 2012 sind die Arbeitsverträge für Trainees bei Novartis Pharma unbefristet. Davor waren bzw. sind die Arbeitsverträge zwar noch befristet, aber die Übernahmemöglichkeiten bei Novartis sind sehr gut. 

Wie geht es für Dich im Anschluss an das Trainee-Programm bei Novartis weiter?

Wie es genau weitergeht, kann ich im Moment noch nicht sagen. Mein Ziel ist es, mein erlerntes Wissen im Bereich Human Resources als HR Manager und später Business Partner anzuwenden und weiter zu vertiefen. Ich bin mir sicher, dass sich hierfür immer wieder Möglichkeiten - national und international - ergeben werden.

>> Mehr Informationen zum Einstieg als Trainee bei Novartis Pharma

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Bettina wilde

Bettina Wilde

Trainee-Expertin, Redaktion TRAINEE-GEFLÜSTER

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