Erfahrungen als Trainee: Deutsche Post

Erfahrungen als Trainee: Deutsche Post

Yvonne Kuehl (27) hat ihren Master in Human Resource Management an der University of St Andrews erworben. Nach ihrem Studium bewarb sie sich für das Trainee-Programm der Deutschen Post “Grow” und wurde genommen. Im Interview mit dem TRAINEE-GEFLÜSTER spricht sie über die Inhalte und den Ablauf der Trainee-Ausbildung und verrät, was man als Bewerber mitbringen sollte.

 

Was für ein Trainee-Programm absolvierst Du bei der Deutschen Post?

Ich bin Teilnehmerin am Grow (Graduate Opportunities Worldwide) Trainee Programm im Bereich Human Resources mit internationaler Ausrichtung. Meine Schwerpunkte liegen derzeit auf Learning & Development sowie Compensation.

Wie lief das Auswahlverfahren für die Trainee-Stelle bei der Deutschen Post ab?

Nach Übersendung der Bewerbungsunterlagen habe ich eine Einladung zum Online Assessment per E-Mail bekommen. Nach Durchführung dieses Online-Tests wurde ich anschließend von der Programmkoordinatorin angerufen, um einen Termin für ein Telefoninterview zu vereinbaren. Die Interviewer sind sehr erfahren und schaffen eine angenehme Atmosphäre, so dass man seine Nervosität verliert. Mein Eindruck vom Telefoninterview war, dass das Unternehmen wirklich bemüht ist, die Bewerber besser kennen zu lernen, um zu sehen, ob die eigene Persönlichkeit in das Unternehmen passt. Im Interview werden die möglichen Positionen vorgestellt und man kann auch alle seine Fragen loswerden.

Wie ging es nach dem Telefoninterview weiter?

Nach dem Telefoninterview erhielt ich die Einladung zu einem zweitätigen Assessment Center. Meiner Meinung nach war das Assessment Center sehr gut organisiert, da jeder Teilnehmer zu Beginn einen persönlichen Ablaufplan erhalten hat. Die Aufgaben umfassten sowohl Gruppen- als auch Einzelübungen und wurden vor Beginn detailliert erklärt. Auch für die Fragen seitens der Teilnehmer hat sich das Organisationsteam viel Zeit genommen. Die Aufgaben umfassten: Gruppendiskussion, Kollegengespräch, Postkorbübung, Selbstpräsentation mit anschließendem Interview und Vorbereiten einer Kurzpräsentation. Am Abend des ersten Assessment Center Tages fand ein Dinner mit allen Mentoren und Teilnehmern statt, um einander noch besser kennen zu lernen. Am zweiten Tag hatte man zudem die Möglichkeit, gegenwärtige Trainees zu treffen und diese mit Fragen zu löchern, die man eventuell noch hat. Außerdem wurde eine Tour durch den Post Tower angeboten, um die Wartezeit auf das Ergebnis des Assessments zu verkürzen. Ich empfand es auch als sehr positiv, dass man am Ende des zweiten Tages sofort eine Zu- bzw. Absage bekommen hat und nicht erst nach Hause gefahren ist, um dort auf das Ergebnis zu warten. Während der gesamten zwei Tage war die Atmosphäre sehr angenehm und trug dazu bei, die eigene Nervosität zu überwinden.

Gab es auch ein klassisches Vorstellungsgespräch?

Das Vorstellungsgespräch fand im Rahmen des Assessment Centers statt und war gekoppelt an eine Selbstpräsentation, die man im Vorfeld vorbereiten konnte. Auf dieser beruhten dann sehr viele Fragen, die im Vorstellungsgespräch gefragt wurden. Die Selbstvorstellung an sich hat circa zehn Minuten gedauert und das anschließende Interview circa 30-45 Minuten.

Worauf kommt es im Auswahlprozess für die Trainee-Stelle Deiner Meinung nach besonders an?

Meiner Meinung nach ist es sehr wichtig, dass man während des gesamten Assessment Centers man selbst bleibt. Die Beobachter sind alle sehr gut geschult und erkennen es, wenn sich jemand verstellt. Des Weiteren ist es sehr wichtig, bei der Erklärung der einzelnen Aufgaben sehr genau zuzuhören und sich die Zeit bei der Bearbeitung gut einzuteilen, da diese sehr knapp bemessen ist. Sollte einmal eine Übung vom Gefühl her nicht so gut gelaufen sein, muss einen das auf keinen Fall verunsichern. Im Assessment Center werden zwar auch fachliche Fähigkeiten getestet, aber ich hatte das Gefühl, dass es auch sehr darauf ankommt, ob ein Kandidat zur Kultur des Unternehmens passt und das Unternehmen auch zum Kandidaten.

Wie lange hat es vom Versenden der Bewerbungsunterlagen bis zur finalen Zusage gedauert?

Bei mir hat es von Bewerbung bis Zusage circa sechs Monate gedauert, da ich mich sofort zu Beginn der Bewerbungsfrist im Dezember beworben habe. Es geht aber definitiv auch kürzer, je nachdem wann man sich bewirbt.

Wie ist der grobe Ablauf Deines Trainee-Programms bei der Deutschen Post?

Das Trainee-Programm erstreckt sich über insgesamt 18 Monate, in denen man verschiedene Bereiche durchläuft. Grundsätzlich ist es so, dass man in der ersten und dritten Phase in der jeweiligen Abteilung des Mentors arbeitet. In der zweiten Phase ist ein Wechsel z.B. in eine andere Funktion (z.B. von HR zu Finance) oder in eine andere Division (z.B. Corporate Center zu DHL Supply Chain) vorgesehen, um die Entwicklung des Trainees zu unterstützen, unabhängig davon, ob man im nationalen oder internationalen Track ist. Man kann sich natürlich auch dazu entscheiden, weiterhin in der gleichen Funktion und im gleichen Team, nur an einem anderen Standort zu arbeiten. Das hängt sehr von der individuellen Zielsetzung in Absprache mit dem eigenen Mentor ab. Das Programm wird also von Mentor und Trainee gemeinsam gestaltet. In der Regel entsteht so eine Win-Win-Situation für beide Parteien.

Welche Erfahrungen hast Du bei Deinem Auslandsaufenthalt sammeln können?

Ich bin gerade mitten in der Planung für meinen Auslandsaufenthalt. Dies ist eine sehr spannende und aufregende Zeit, da es viel zu organisieren gibt und ich mich sehr auf meine neuen Aufgaben freue. Ich werde meine zweite Phase des Trainee-Programms im HR Bereich bei DHL Supply Chain in Singapur verbringen, um das Team dort beim Strategic Workforce Management sowie im Talent Management zu unterstützen.

Ich hatte das Glück, zwischen drei Alternativen zu wählen und hoffe, mich für die richtige entschieden zu haben, um das Team in Singapur tatkräftig zu unterstützen und meine eigene Entwicklung voranzubringen. Meine Auslandsphase wird von Mai bis September stattfinden, aber die Dauer kann sich auch hier – je nach Abteilungsanforderung – unterscheiden.

Training-on-the-job vs. Training-off-the-job – Wie ist das Verhältnis zwischen Theorie und Praxis?

Innerhalb des Trainee-Programms durchläuft man drei Trainings: Projektmanagement, Leadership und First Choice Training – so wird der Management Ansatz bei DP DHL genannt. Diese finden in der ersten und dritten Phase statt, da während der zweiten Phase viele Trainees im Ausland sind. Zusätzlich zu diesen Trainings kann es sein, dass die eigene Abteilung auch noch Weiterbildungen für einen Trainee vorgesehen hat, die dann meist jobspezifisch sind. Neben diesen Classroom Trainings ist es natürlich auch die Aufgabe des Mentors, den Trainee weiterzuentwickeln. Deshalb ist es ganz wichtig, regelmäßig Feedbackgespräche zu vereinbaren, um Entwicklungsgebiete festzustellen und Möglichkeiten zu suchen, an diesen zu arbeiten.

Was sind „im Arbeitsalltag“ Deine wesentlichen Aufgaben und Tätigkeiten im Trainee-Programm?

Mein Arbeitsalltag bei DP DHL ist sehr vielfältig. Zurzeit arbeite ich daran, das Onboarding neuer Mitarbeiter in meinem Bereich so weit wie möglich global zu standardisieren, so dass jeder Mitarbeiter eine einheitliche Einführung bekommt, egal ob er in Amerika oder Europa beginnt. Im Rahmen dieses Projektes unterstütze ich mein Team derzeit bei der Organisation eines Induction Days für die EMEA Region, der hier in Bonn stattfinden wird. Neben diesem Projekt gehört es zu meinen Aufgaben, Anbieter für Mitarbeitertrainings zu finden und zu evaluieren sowie letztendlich die Trainingsmaßnahmen zu organisieren. Im Bereich Compensation gibt es zurzeit auch sehr viel zu tun, so dass ich hier die Gelegenheit habe, am Bonus sowie am Merit Prozess mitzuwirken.

Hand aufs Herz: Auf wie viele Arbeitsstunden kommst Du pro Woche?

Grundsätzlich arbeite ich zwischen 40 und 50 Stunden in der Woche. Das hängt ganz vom jeweiligen Zeitpunkt ab und ob Events wie der Induction Day neuer Mitarbeiter anstehen. Es gibt sehr ruhige Zeiten, in denen man auch mal weniger arbeitet, aber auch sehr stressige. Im Durchschnitt gleicht sich dies immer wieder aus und man kann in den eher ruhigeren Zeiten dann auch früher gehen.

Welche Eigenschaften sollte man Deines Erachtens für die Trainee-Stelle bei der Deutschen Post mitbringen?

Meiner Meinung nach sollte ein Trainee ein gewisses Maß an Flexibilität mitbringen, da immer wieder neue Herausforderungen auf einen warten und es schnell Veränderungen geben kann, auf die man dann reagieren muss. Des Weiteren ist es gut, wenn man lernbegierig ist und gerne neue Sachen ausprobiert. Da man in seinem Arbeitsalltag mit vielen verschiedenen Persönlichkeiten zu tun hat, hilft es auch, wenn man als Trainee gewisse soziale Fähigkeiten mitbringt, die helfen, ein eigenes Netzwerk innerhalb des Unternehmens aufzubauen.

Wie sind die Betreuung und das Feedback durch die Vorgesetzten geregelt?

Jeder Trainee hat einen Mentor und einen Chef. Dies kann in einer Person vereint sein, aber es können – je nach Abteilung – auch zwei unterschiedliche Personen diese Aufgabe wahrnehmen. Die meisten Mentoren sind sehr erfahren und haben schon in der Vergangenheit Trainees betreut. Sie sind vertraut mit dem Ablauf im Programm und was von ihnen erwartet wird. Wie oft und in welcher Weise man Feedback bekommt und auch selbst Feedback geben kann, bestimmen Mentor und Trainee individuell. Zu Beginn jeder Phase werden Ziele zwischen beiden Parteien vereinbart und am Ende jeder Phase findet auf alle Fälle ein Feedbackgespräch statt, in dem dann auch auf die Zielerreichung und mögliches Entwicklungspotential eingegangen wird. Neben dem Mentor gibt es auch das Grow Programmmanagement. Dieses steht einem immer mit Rat und Tat zur Seite und versucht, zwischen Trainee und Mentor zu vermitteln, falls es einmal zu Unstimmigkeiten kommen sollte.

Wie intensiv ist der Kontakt zu anderen Trainees der Deutschen Post?

Der Kontakt zu den anderen Trainees ist in unserem Jahrgang sehr intensiv. Wir gehen zweimal in der Woche gemeinsam zum Mittagessen in der Kantine und wir organisieren auch sehr viele Events außerhalb der Arbeitszeit. So organisieren wir zum Beispiel einmal die Woche ein After Work Event, bei dem wir zusammen Essen oder ins Kino gehen. Die Gemeinschaft zwischen den Trainees ist sehr stark, was einem auch im Arbeitsalltag zugute kommt. Man lernt dadurch aus vielen Abteilungen jemanden kennen, so dass man weiß, wen man kontaktieren kann, um eine bestimmte Information zu bekommen.

Wir haben auch eine kollegiale Beratungsgruppe organisiert. Dies sind kleinere Gruppen von circa sechs bis acht Personen, in denen man Probleme ansprechen kann, um Rat von den anderen Trainees zu bekommen, falls man etwas nicht mit seinem Mentor besprechen möchte. Alles was dort besprochen wird, wird streng vertraulich behandelt. Wir treffen uns mindestens einmal im Monat oder nach Bedarf. Zu den anderen Trainee-Jahrgängen besteht auch ein sehr gutes Verhältnis. Zu Beginn der Traineezeit bekommt man einen Buddy aus einem der älteren Jahrgänge zugewiesen. Auf vielen Veranstaltungen hat man dann die Möglichkeit, sich mit den anderen Trainees auszutauschen, um sich sein eigenes Netzwerk im Unternehmen aufzubauen.

Wie steht es mit dem Trainee-Gehalt bei der Deutschen Post?

Das Trainee-Gehalt bei DP DHL ist für einen Einstieg nach dem Studium schon sehr gut. Man bekommt leider keinen Rabatt auf Porto oder ähnliches, aber wenn man zum Beispiel ein Jobticket bucht, bekommt man einen Teil davon subventioniert.

Ist der Arbeitsvertrag zunächst auf die Dauer des Trainee-Programms befristet?

Ja, der Arbeitsvertrag ist auf die Dauer des Trainee-Programms befristet. Die Übernahmequoten in den letzten Jahren haben allerdings gezeigt, dass es gute Chancen gibt, im Anschluss an das Trainee-Programm eine Festanstellung im Konzern zu finden. Grundsätzlich ist das Programm so ausgelegt, dass eine Anstellung in der eigenen Abteilung angestrebt wird. Sollte dies aus verschiedenen Gründen nicht möglich sein, hilft das Programm Management eine geeignete Position zu finden.

Was war bisher Dein persönliches Highlight in der Trainee-Ausbildung?

Wenn ich auf meine bisherige Zeit als Trainee zurückblicke, fallen mir viele Highlights ein. Mir hat zum Beispiel die zweitägige Einführungsveranstaltung sehr gut gefallen. Dort konnte man erste Kontakte zu den anderen Trainees knüpfen und man wurde auch sehr gut darauf vorbereitet, welche Erwartungen an Trainees gestellt werden und was die eigene Rolle ist. Im Zuge der Einführung durften wir auch einen halben Tag einen Postboten begleiten, um in Köln Briefe zu verteilen. Das war eine sehr spannende Erfahrung, da man einen kurzen Einblick in unser Kerngeschäft bekommen hat. Außerdem haben wir den Flughafen in Leipzig besichtigt, was einem gezeigt hat, welche enorme logistische Leistung die Mitarbeiter dort jeden Tag vollbringen. Kurz vor Weihnachten erhielten wir auch die Möglichkeit, die Mitarbeiter in den Paketzentren während dieser Starkverkehrszeit zu unterstützen. All diese Einblicke in den Praxisalltag waren persönliche Highlights für mich, da man sich somit noch besser mit dem Unternehmen identifizieren kann und live miterleben kann, welche Herausforderungen jeden Tag bewältigt werden müssen, um einen guten Service liefern zu können. Dies waren nur Beispiele und ich könnte hier noch viel mehr Highlights aufführen, das würde allerdings den Rahmen sprengen.

Wie geht es für Dich persönlich im Anschluss an das Trainee-Programm bei der Deutschen Post weiter?

Im Anschluss an das Trainee-Programm möchte ich natürlich gerne weiterhin im Konzern bleiben, da ich die Kultur, die Werte und die vielen Möglichkeiten, die sich einem bieten, sehr wertschätze. Da ich derzeit noch am Anfang des Trainee-Programms stehe, kann ich jetzt noch nicht sagen, ob ich in meiner Abteilung übernommen werde, aber ich hoffe, eine spannende Einsatzmöglichkeit für mich zu finden.

 

>> Weitere Infos zum Einstieg als Trainee bei Deutsche Post DHL liefert das Unternehmensprofil

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Bettina wilde

Bettina Wilde

Trainee-Expertin, Redaktion TRAINEE-GEFLÜSTER

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